Portale Alloggiati Web tutto quello che c’è da sapere

Indice

Come funzionava prima...
... e come funziona oggi
Cosa fare per ottenere le credenziali
Come accedere al Portale Alloggiati
Certificato digitale
Login su Alloggiati Web
Altri metodi di accesso su Alloggiati Web
Come registrare gli ospiti
La questione GDPR
Scaricare le ricevute
Gestione appartamenti
Analisi invii
E se il Portale Alloggiati non funziona?
Cosa si rischia se non si comunicano i dati
Come gestire la comunicazione con gli ospiti

Alloggiati Web è il portale messo a disposizione dalla Polizia di Stato per l'invio dei dati degli ospiti che alloggiano presso una struttura ricettiva.

Gli host Airbnb, così come gli host di altri portali, insieme alle strutture alberghiere in Italia, devono registrare ogni singolo ospite che soggiorna presso il loro appartamento o la propria struttura ricettiva attraverso il portale Alloggiati Web.

Come funzionava prima...

Fino al 2006, ovvero da quando è stata avviata l’informatizzazione della procedura attraverso il portale degli alloggiati, la procedura era totalmente manuale.

Per effetto dell’articolo 263 del Regio decreto 635/40, esistevano le cosiddette schedine alloggiati. Queste, una volta compilate, dovevano essere recapitate alle autorità di pubblica sicurezza. Con l’introduzione del portale alloggiatiweb, per l’appunto nel 2006 e obbligatoria dal 2013, la procedura è stata informatizzata e dunque resa più agevole.

Attraverso il portale alloggiati, infatti, è possibile effettuare la comunicazione giornaliera, utilizzando una qualsiasi connessione ad internet e in maniera del tutto gratuita. Questo rende più semplice il lavoro degli host, che possono adempiere a tale obbligo direttamente dalla struttura stessa. Inoltre, anche il lavoro di controllo delle forze di polizia è reso più semplice dall’informatizzazione degli elenchi.

... e come funziona oggi

Alloggiati Web, che viene chiamato dagli addetti ai lavori anche Portale Alloggiati o AlloggiatiWeb, è di fatto un sito web raggiungibile all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/.

Si tratta di un'interfaccia web, sviluppata dal Ministero dell’Interno, che ha come scopo quello di digitalizzare il processo manuale di registrazione degli alloggiati (gli ospiti che pernottano in un albergo o in un appartamento).

Per poter effettuare l’accesso al Portale, bisogna essere in possesso delle Credenziali.

Cosa fare per ottenere le credenziali

Per iscriversi al portale alloggiati occorre fare riferimento alla Questura territorialmente competente.

Dal portale stesso è possibile verificare, selezionando regione e provincia di riferimento, a chi rivolgersi e quali documenti sono necessari per l’iscrizione.

Sfortunatamente le regole per ottenere le credenziali sono un pochino diverse da questura a questura.

Facciamo un esempio: la Questura di Roma fornisce un apposito modulo di iscrizione che deve essere debitamente compilato e inviato tramite PEC all’Ufficio alloggiati competente, insieme con tutti i documenti richiesti (documento d’identità, licenza, dichiarazione di inizio attività).

Bisogna prestare attenzione ai documenti da allegare. Oltre ai soliti documenti di rinoscimento, viene richiesta anche copia della SCIA oppure della comunicazione di inizio attività relativa alla struttura in oggetto.

La Questura provvederà, quindi, all’invio delle credenziali d’accesso (user id e password), sempre tramite mail, che consentiranno di effettuare la comunicazione al portale degli alloggiati.

Da questo momento in poi, gli host dovranno effettuare le comunicazioni giornaliere esclusivamente attraverso questo sistema, salvo problemi tecnici.

Come accedere al Portale Alloggiati

Un primo consiglio che ti posso dare è quello di usare il browser Google Chrome per evitare problemi di incompatibilità. Se non lo hai già fatto scaricalo subito e installalo.

Prosegui su https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/ e clicca su "Accedi al servizio".

Visualizzerai questa schermata. Se è la prima volta che accedi, oppure stai accedendo da un PC che non hai mai utilizzato per questo scopo, dovrai necessariamente scaricare ed installare il certificato digitale.

Certificato digitale su Alloggiati Web

I certificati digitali sono dei file, con una validità temporale limitata, usati per garantire l'identità di un soggetto, sia esso un sito o una persona.
Rappresentano quello che i documenti d'identità costituiscono nella vita reale; servono per stabilire con esattezza, in una comunicazione, l'identità delle parti.

Solitamente i certificati verificano le identità di:

• un sito, garantisce che il server che sta rispondendo corrisponde al dominio in questione (per esempio appunto: alloggiatiweb.poliziadistato.it);
• un soggetto: in questo caso contengono informazioni quali nome, cognome, indirizzo, casella
• e-mail: possono essere utilizzati per garantire la provenienza di una email, per usufruire di servizi personali, ecc…
• un software, garantisce la provenienza del software

A questo punto è necessario installare il certificato sul proprio computer. Clicca su "Scarica il certificato digitale" e inserisci la username e la password che ti sono state fornite dalla questura.

Ora premi il tasto "Nuovo certificato".

Attendi qualche secondo e clicca sul tasto "Download".

A questo punto avrai scaricato un file sul tuo computer. Fai doppio click sul file per aprirlo e inserisci la password che ti è stata fornita.

Con questo hai terminato l'installazione del certificato sul tuo PC.

Login su Alloggiati Web

Ora che la questione del certificato è stata sistemata, torna sul Portale Alloggiati e clicca su "Accedi al servizio" e sul link "Area di Lavoro".

Seleziona il certificato appena installato dalla lista (dovesti vederne solo uno) e clicca OK.

Inserisci nuovamente le credenziali che ti ha fornito la Questura nella schermata successiva.

Sarai finalmente collegato e autenticato al Portale Alloggiati Web.

Nota importante: se le volte successive eseguirai il login dallo stesso PC dovrai semplicemente cliccare su "Area di lavoro", selezionare il certificato ed eseguire il login.
Se invece utilizzerai un PC diverso dovrai eseguire la procedura dall'inizio.

Altri metodi di accesso ad Alloggiati Web

In questo momento, ahimè, non esistono altri sistemi di accesso al portale Alloggiati Web se non quello appena descritto.

Ad esempio, l'accesso tramite smartphone non è possibile, nè tantomeno è possibile utilizzare delle API che potrebbero permettere accessi più smart di sistemi di terze parti.

Come registrare gli ospiti

Una volta ottenute le credenziali di accesso e dopo aver correttamente installato il certificato, sarai tenuto registrare i tuoi ospiti entro 24 ore dal loro arrivo per soggiorni superiori alle 24 ore, o immediatamente se resteranno nella tua struttura solamente un giorno. 

Per soggiorni superiori ai 30 giorni, dovrai registrare invece il contratto presso l’Agenzia delle Entrate, che sostituisce la notifica dei dati ad Alloggiati Web.

Esegui il login con le tue credenziali e clicca sul menu di sinistra sulla voce "Inserimento online".

Visualizzerai ora la scheda ospite che dovrà essere debitamente compilata.

I campi da compilare per un Ospite Singolo, un Capo Famiglia e un Capo Gruppo sono i seguenti:

• Data di Arrivo: data di arrivo dell'ospite. L’applicativo accetta soltanto la data odierna o quella del giorno precedente, in quanto la legge stabilisce che i dati debbano pervenire alla Questura tempestivamente e comunque non oltre le 24 ore dall’arrivo dell’alloggiato.
• Permanenza: giorni di permanenza dichiarati all’arrivo (massimo 30 gg)
• Tipo Alloggiato: indica la categoria dell’alloggiato, consente la scelta di una tra le seguenti voci: Ospite Singolo; Capo Famiglia: ovvero un ospite alloggiato cui fanno riferimento ulteriori familiari. Sarà necessario indicare successivamente i dati dei familiari come illustrato di seguito; Capo Gruppo: un ospite alloggiato cui fanno riferimento ulteriori componenti di un gruppo. Sarà necessario indicare successivamente i dati degli altri componenti come illustrato di seguito.
• Sesso: campo a cascata con i valori: maschio (scelta predefinita) e femmina.
• Cognome, Nome: cognome e nome dell'ospite alloggiato.
• Data di Nascita: data di nascita dell'ospite alloggiato. Giorno, mese ed anno sono digitabili direttamente nell’apposito campo (senza separatori ovvero nel formato "ggmmaaaa" o con il separatore '/' ovvero nel formato "gg/mm/aaaa") o selezionando la data dal datario.
• Cittadinanza: cittadinanza dell’ospite alloggiato. Il valore predefinito è “Italia”. Nella casella di testo l’utente potrà scrivere il nome dello Stato o parte di esso così da poterlo ricercare nella lista (minimo 2 caratteri). Se ci sono corrispondenze con le lettere inserite si aprirà un elenco a cascata con i soli Stati che iniziano con il testo inserito.

• Luogo di Nascita: La modalità di ricerca consente la selezione sia dei comuni italiani che degli stati, nel caso di ospiti alloggiati nati all’estero. L’utente potrà scrivere il nome del Comune/Stato o parte di esso da ricercare (minimo 2 caratteri). Se ci sono corrispondenze si aprirà un elenco a cascata con le sole occorrenze che iniziano per il testo inserito
• Tipo Documento: tipo di documento esibito dall’ospite alloggiato per l’identificazione (es. passaporto, carta di identità, ecc.). Nella casella di testo l’utente potrà scrivere il nome del documento o parte di esso da ricercare (minimo 3 caratteri). Se ci sono corrispondenze si aprirà un elenco a cascata con i soli documenti che contengono il testo inserito. A questo punto bisognerà selezionare il documento facendo clic sul suo nome, quindi verrà riportato nella casella di testo il tipo documento (in verde).

• Numero: numero del documento esibito dall’ospite alloggiato.
• Luogo di Rilascio del Documento: La modalità di ricerca consente la selezione sia dei comuni italiani che degli stati, nel caso di documenti rilasciati da enti esteri.

Se l’ospite alloggiato che si sta inserendo è di tipo Capo Famiglia o Capo Gruppo, sarà necessario aggiungere anche le schedine relative agli ulteriori ospiti. Di conseguenza si aprirà una maschera per l’inserimento degli ospiti.

Una volta inserito il singolo ospite ti basterà cliccare su "Inserisci ospite". Quando avrai terminato tutti gli ospiti del gruppo dovrai cliccare sul tasto "Avanti" e ti verrà mostrata una schermata di riepilogo.

Potrai controllare i dati di ogni singolo ospite semplicemente cliccando sopra il relativo nome.

Una volta che ti sarai accertato che tutti i dati sono stati correttamente inseriti clicca pure su "Invia" per inviare tutte le informazioni alla questura.

Attenzione: non cliccare mai sui tasti "Avanti" e "Indietro" del browser, potresti perdere tutte le informazioni inserite fino a quel momento.

La questione GDPR

Dall’entrata in vigore della nuova normativa sulla privacy GDPR, non è più possibile richiedere anticipatamente una fotocopia o una foto dei documenti degli ospiti.

Bisognerà necessariamente prendere nota, in loro presenza, esclusivamente dei dati necessari (data di arrivo, numero di giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita,  cittadinanza, tipo, numero e luogo di rilascio del documento di identificazione). Una volta in possesso di questi dati, potrai poi compilare la schedina alloggiati sul sito Portale Alloggiati così come descritto sopra. 

Scaricare le ricevute

Questa funzione consente all’utente di scaricare i file che attestano il numero di schedine correttamente trasmesse in un dato giorno.

Sono presenti solo i file relativi ai giorni in cui effettivamente la struttura ha effettuato trasmissioni; le ricevute disponibili per il “download” sono quelle degli ultimi 30 giorni.

Ogni riga della tabella contiene il numero di protocollo, la data di riferimento, il numero di schedine inviate ed il pulsante per il “download”. Il documento è in formato PDF. Le ricevute sono firmate digitalmente con un certificato pubblico della Polizia di Stato.

Gestione appartamenti

Nei casi di gestori o proprietari di più appartamenti, l’utente, una volta abilitato, potrà gestire in autonomia la lista degli appartamenti per poi poter inviare le schedine.
Una volta avuto accesso il sistema aggiunge tra le funzioni a disposizione nel menu, la funzionalità Lista Appartamenti.

In questa sezione l'host può gestire i propri appartamenti, eliminare quelli non più attivi o aggiungerne dei nuovi.

Nota importante: è possibile aggiungere nuovi appartamenti solo se questi ricadono nella provincia della Questura a cui è stata inoltrata la richiesta in prima istanza.

Analisi invii

Questa funzione consente all’utente di aver sempre sotto controllo la situazione delle schedine inviate nella data odierna, sono quindi visualizzabili i nominativi inviati ordinabili per nominativo o per ora di invio.

In questa sezione sarà sempre possibile effettuare il riscontro delle schedine inviate.

E se il Portale Alloggiati non funziona?

Come detto precedentemente, gli host hanno l'obbligo di comunicare tutti i dati entro 24 ore dall'ingresso degli ospiti.

E' capitato in passato, e probabilmente potrebbe riaccadere, che il Portale Alloggiati fosse temporaneamente fuori servizio. In questi casi cosa si fa?

Dovrai mandare la schedina alloggiati via posta email certificata – PEC all’ufficio di questura competente. Puoi trovare qui l’elenco suddiviso per provincia: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Province.aspx

Il file dovrà essere in formato PDF e nel testo del messaggio dovrà essere giustificato il motivo dell’invio via mail (es. “problemi tecnici dovuti a…..”, “In attesa di credenziali” ecc.).

L’email dovrà avere come oggetto: PRESENZE DEL GIORNO (giorno/mese/anno), NOME DELLA STRUTTURA RICETTIVA e UTENZA DI ACCESSO, e contenere l’elenco dei dati degli ospiti esattamente come vengono richiesti dal sistema.

Cosa si rischia se non si comunicano i dati

In caso di mancata comunicazione, gli esercenti sono soggetti a sanzioni.

Come scritto precedentemente, se a causare il mancato invio dell’elenco al servizio alloggiati è un guasto tecnico della linea internet o del portale stesso, occorre darne pronta comunicazione alla Questura, con la quale saranno concordate altre modalità di invio. Questo vale anche nel periodo che intercorre fra l’invio della richiesta e la ricezione delle credenziali d’accesso al portale alloggiati web.

Durante questo periodo, infatti, l’esercente è comunque soggetto all’obbligo di comunicazione. Ovviamente, in caso di "no show", cioè di mancata presentazione dell’ospite, l'host non è tenuto ad alcuna comunicazione.

Nel caso in cui invece ci sia una omissione volontaria sulla comunicazione dei dati, allora si incorre nell’articolo 109 del T.U.L.P.S. per cui è prevista una sanzione: la denuncia alla Procura della Repubblica con l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino 206 € con l’aggravante in caso di reiterazione di reato. Oltre alla sospensione temporanea dell’autorizzazione a svolgere attività ricettiva.

Come gestire la comunicazione con gli ospiti

Alcuni ospiti extra UE (ma anche ospiti dentro la comunità europea in realtà), possono non essere al corrente di questa normativa, per questo motivo, ti consigliamo di farlo presente sull’annuncio della tua struttura.

Specifica che per adempiere alla normativa vigente europea, gli ospiti dovranno presentare un documento d’identità valido per poter essere registrati tramite portale della Polizia di Stato. L’unico documento valido per gli ospiti non EU è soltanto il passaporto.

Consiglio: ricorda ai turisti genitori che anche i bambini devono essere registrati e quindi devono portare con loro un documento valido in Italia o riconosciuto a livello europeo.

All'interno del mio corso su Airbnb, c'è un capitolo dedicato alla comunicazione con gli ospiti, a come interagire con loro su aspetti delicati quali la presentazione di un loro documento. Spesso gli ospiti si sentono invasi nella privacy e sono restii a consegnare i loro dati.

Seguendo alcuni consigli molto semplici e pratici che puoi trovare nel mio corso, eviterai un irrigidimento da parte loro che potrebbe portare anche ad annullare la prenotazione.